Zugangseröffnung gemäß § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Ratingen

Die Nutzung von E-Mails im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers.

Mit der Stadt Ratingen kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Für die formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) ist die Stadtverwaltung über die jeweiligen Amtspostfächer per E-Mail direkt erreichbar.“ Diese finden Sie u. a. auf  der städtischen Homepage unter der Rubrik -Bürgerservice, Rat, Verwaltung\Dezernate und Ämter“.

  

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Ratingen bietet die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NW (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

Die Stadt Ratingen eröffnet den Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen:

 

 

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

2.1. Formfreie elektronische Kommunikation

Für Anliegen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, sind keine besonderen elektronischen Anforderungen zu beachten. Für diese formfreie elektronische Kommunikation ist die Stadtverwaltung unter der allgemeinen E-Mail-Adresse stadt@ratingen.deoder über das Kontaktformular auf der Startseite von www.ratingen.de erreichbar.

  

2.2. Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Ratingen

Wenn Sie mit der Stadt Ratingen Kontakt haben, ist jedoch in Rechtsvorschriften für viele Anliegen die Einhaltung der Schriftform vorgesehen. Das setzt regelmäßig eine eigenhändige Unterschrift voraus. Wichtig ist dies insbesondere bei vielen Anträgen oder wenn etwa Rechtsfristen zu wahren sind, wie beispielsweise bei der Einlegung eines Widerspruchs. Die Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden. Bei der elektronischen Übermittlung müssen die Mitteilung und eventuelle Anlagedokumente entweder

 

  • mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein (s. hierzu nachfolgende Ziff. 2.2.1)

 oder 

  • per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden (s. hierzu nachfolgend Ziff. 2.2.2).

 

Diese beiden Formen können die gesetzlich angeordnete Schriftform ersetzen, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist. Einzelheiten zu diesen beiden Kommunikationsformen finden Sie unter den folgenden Punkten.

Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung Ihrer elektronischen Nachricht per E-Mail nur über die jeweilige in Ziff. 2.2.1 bzw. 2.2.2 genannte E-Mail-Adresse formwahrend möglich ist. Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung wird der Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation ausdrücklich nicht eröffnet.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, greifen Sie bitte wie bisher auf die papiergebundene Kommunikation zurück.

  

2.2.1. E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur

Für die elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur steht ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

 vps@ratingen.de

 

Die zugesendete E-Mail muss einen vollständigen Namen (kein Pseudonym) und eine vollständige postalisch zustellfähige Adresse enthalten.

Sollten bei der Prüfung Ihres Signatur-Zertifikates Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie informiert. Beachten Sie aber bitte, dass in dem Fall durch Ihre E-Mail mit Signatur die Schriftform nicht ersetzt wird.

  

2.2.2. De-Mail mit Absenderbestätigung

Statt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können Sie, soweit rechtlich zulässig, auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadtverwaltung Ratingen elektronisch kommunizieren. Eine solche De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt ebenfalls die Schriftform nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung.

Für die elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung steht Ihnen ausschließlich folgende zentrale De-Mail-Eingangsadresse zur Verfügung:

             poststelle@ratingen.de-mail.de

 

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um der Empfängerin oder dem Empfängers die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau Ihrer Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur bezieht sich auch auf Dateien, die Sie an Ihre De-Mail anhängen.

 

Allgemeine Informationen zur De-Mail finden Sie bei Interesse hier:

De-Mail: Sicherer elektronischer Nachrichtenverkehr – einfach und nachweisbar:

 https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/DigitaleGesellschaft/KommunikationUeberInternet/De-Mail/de-mail_node.html)

 

Broschüre De-Mail:

(https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/EGovernment/DeMail/Publikationen/Publikationen_node.html)

  

2.3. Rückantwort

Wenn Sie eine qualifiziert signierte E-Mail oder eine De-Mail an uns senden, erfolgt die Beantwortung, soweit diese rechtlich zulässig ist und diesem Übermittlungsweg von Ihnen im Vorfeld nicht widersprochen wurde (Zugangseröffnung), auf dem gleichen Übermittlungsweg. Dieser gewählte Weg begründet jedoch keinen Anspruch auf eine elektronische Bescheiderstellung.

 

Sollten Sie Ihren E-Mail-Account oder Ihr De-Mail-Postfach schließen, bitten wir um zeitnahe Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen elektronisch kommunizieren.

  

3. Verschlüsselung

E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilung können Sie Ihre E-Mails über die Adresse

vps@ratingen.de verschlüsselt an uns senden. Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel:

 

Einen öffentlichen Schlüssel finden Sie unten auf dieser Seite unter "Downloads".

 

Sie werden darüber informiert, wenn bei der Entschlüsselung Ihrer Nachricht Schwierigkeiten auftreten sollten.

 

 

 

4. Technische Aspekte und Anforderungen an eingehende E-Mails und De-Mails

Bei der Übersendung elektronischer Nachrichten gelten darüber hinaus die folgenden allgemeinen technischen Anforderungen. Übersandte Anliegen, die diesen technischen Vorgaben nach Ziff. 4.1 und 4.2 nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden und gelten als nicht zugegangen.

 

 

4.1. Dateigröße und Dateiformate

Die Gesamtgröße einer bei der Stadtverwaltung eingehenden E-Mail bzw. De-Mail ist einschließlich ihrer Anhänge auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails bzw. De-Mails werden automatisch abgewiesen.

 

Sollten Sie E-Mails bzw. De-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können derzeit entgegengenommen und bearbeitet werden:

 

  • Adobe Acrobat (.pdf/a)
  • Textdateien aus Textverarbeitungsprogrammen, sofern diese als Rich Text Format oder TXT-Datei gespeichert wurden
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Powerpoint
  • Für Bilder die Formate (*.jpg, *.gif, *.tif, *.png)

Bei der Verwendung anderer Formate (z.B. Autocad, gepackte Dateien) ist eine vorherige Absprache mit dem jeweiligen Empfänger ratsam, da die Dateien sonst u.U. nicht eingesehen und weiterbearbeitet werden können.

 

Sollten die Dateianhänge diesen Vorgaben nicht entsprechen und/oder nicht zu verarbeiten sein, erhalten Sie ebenfalls eine Rückmeldung.

 

 

4.2. E-Mails mit Viren, Umgang mit SPAM-Mails

Folgende E-Mails werden ungelesen gelöscht:

 

  • E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware enthalten,
  • E-Mails, die Daten enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind.

 

Wenn Sie der Stadtverwaltung E-Mails übersenden mit ausführbaren Dateien (z. B. .exe) oder mit Anhängen, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten, so werden diese Anlagen ungelesen gelöscht. Auch gepackte Dateien (z. B. .zip, .rar) werden nicht angenommen. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert und ebenfalls gelöscht.

 

In diesen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen über die erfolgte Löschung.

 

 

4.3. Signaturverfahren

Die Stadtverwaltung unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur:

 

https://www.bundesnetzagentur.de/cln_1411/DE/Home/home_node.html

 

 

 

5. Weitere Hinweise/Gewährleistungsausschluss

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder zur elektronischen Signatur oder De-Mail haben, wenden Sie sich bitte an:

 

stadt@ratingen.de

 

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Ratingen. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

 

Die Stad Ratingen übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadt Ratingen sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

 

Die Stad Ratingen behält sich das Recht vor, jederzeit die Services mit oder ohne Mitteilung an die Benutzer vorübergehend oder auf Dauer zu ändern, zu unterbrechen oder einzustellen. Mit Nutzung der auf dieser Seite angebotenen Möglichkeiten erklären Sie sich damit einverstanden, dass die Stadt Ratingen weder Ihnen noch Dritten gegenüber für Änderungen, Unterbrechungen oder die Einstellung einzelner oder sämtlicher Services haftet. Gleichzeitig erklären Sie sich mit den vorstehenden Nutzungsbedingungen einverstanden.